Importación de Inventario de Excel a Aspel-CAJA 5.0
Hay empresas cuyos stocks están catalogados en hojas de cálculo de Microsoft Excel® y que al adquirir un sistema Aspel CAJA desean integrar al sistema los productos que componen su stock sin necesidad de registrarlos, de la manera mas fácil, en este blog te enseñaremos como generar el proceso dentro de Aspel CAJA versuón 5.0
Importancia del control de tu inventario
1.- El control de inventarios en una empresa es necesario por varias razones fundamentales que afectan directamente las operaciones, la rentabilidad y la capacidad de resolver problemas del mercado. En primer lugar, un sistema de gestión de inventario eficaz le permite optimizar su cadena de suministro y garantizar la disponibilidad constante del producto.
2.-Tu control de inventario proporciona una imagen clara de los productos más y menos populares, lo que permite a una empresa afinar sus estrategias de ventas y marketing. En finanzas, un control preciso del inventario facilita la toma de decisiones informadas sobre inversiones, ajustes de precios y estrategias de descuento.
A continuación se detallan los pasos que debe seguir para importar esta información.
- A) Necesario es que antes de empezar el proceso de importación , la hoja a Microsoft Excel tenga la siguiente estructura o descripción de archivos
| Tabla de catálogo de inventarios | |||
| Campo | Campo en inventario | Ejemplo | Longitud máxima |
| Clave del producto | Clave | A002 | 16 |
| Descripción | Descripción | CUADERNO | 60 |
| Clave de la línea | Línea | CPBAS (Clave de la línea) | 5 |
| Clave del | Departamento | 01 (número de | 2 |
| Clave de la moneda | Moneda | 03 (Clave de la moneda) | 2 |
| Precio público | Precio público | 10.3 | 0 |
| Precio 2 | Precio 2 | 10.2 | 0 |
| Precio 3 | Precio 3 | 10.2 | 0 |
| Precio 4 | Precio 4 | 10.2 | 0 |
| Precio 5 | Precio 5 | 10.2 | 0 |
| Precio 6 | Precio 6 | 10.2 | 0 |
| Precio 7 | Precio 7 | 10.2 | 0 |
| Precio 8 | Precio 8 | 10.2 | 0 |
| Precio 9 | Precio 9 | 10.2 | 0 |
| Precio mínimo | Mínimo | 10.2 | 0 |
| Clave alterna | Clave alterna | ART02 | 16 |
| Unidad de salida | Unidad de entrada | Pieza | 5 |
| Unidad de entrada | Unidad de salida | Pz | 5 |
| Costo promedio | Costo promedio | 10 | 0 |
| Ultimo costo | Ultimo costo | 9.8 | 0 |
| Factor de conversión | Factor de conversión | 1 | 0 |
| Existencia | Existencia en tienda | 5 | 0 |
| Esquema de impuesto | Esquema de impuesto | 01 (Clave de impuesto) | 2 |
En forma horizontal dentro de nuestra hoja de Excel se deberá de ver de la siguiente manera:
- B) En Aspel-CAJA busca menú>Administrador de catálogos>Tiendas>Tienda>Inventarios y en la barra de herramientas selecciona el Icono de “Importar Inventarios”.
- C) Indique la empresa a la que se importará el Inventario, así como el formato del archivo, en este caso Excel®, y la ubicación del archivo.
- D) Aparecerá un mensaje mencionando que se presentará un ejemplo de cómo quedarán los registros a importar
- E) En la ventana de vista previa debes verificar que los datos estén colocados en las columnas adecuadas; si esto es cierto, el proceso debe continuar.
- F)Continuando y Terminando el proceso el sistema dará un mensaje informando que la importación se ejecutó correctamente, así como el número de registros completados
- G) Por lo que se puede mirar que en el catálogo de inventarios ya se encuentran los registros que se tenían en el archivo de Excel.
Consideraciones
- De no encontrarse las claves de las líneas,Departamento y o monedas de productos dadas de alta en ASPEL-CAJA , al hacer la importación estos datos quedarán vacíos
- De no encontrarse dada de alta la clave del esquema del impuesto del producto, se le asignará por el esquema 01 por el sistema
- Los campos flotantes con longitud ”0” , Podrán ser rellenados con cualquier medida ya que no existe longitud máxima
- La clave de producto que se importará no puede exceder los 16 dígitos porque el sistema cortará la clave hasta ese número, lo que dará como resultado una clave de producto incorrecta.
Ejemplo: Se tienen los siguientes productos
| Claves | Descripción |
| CERILLOSBLANCO100 | Cerillos blanco con 100 piezas |
| CERILLOSBLANCO1000 | Cerillos blanco con 1000 piezas |
-Los 2 productos cuentan con una clave de más de 16 dígitos, por lo que durante el proceso de importación la clave será conforme a CERILLOSBLANCO10, y sólo se importará el primer producto, Cerillos blanco con 100 piezas.
Cualquier duda o comentario estamos a tus ordenes de lunes a viernes de 9 a 18 hrs ya sea por Whatsapp (link directo del lado izquierdo inferior de esta página) o por medio de la ayuda en linea (ubicada del lado derecho inferior)
ASP CONSULTING tu distribuidor certificado Aspel te ayuda
Contáctanos vía Facebook o WhatsApp
¿Te gustaría conocer más de los sistemas Aspel? pulsa aqui
Visita nuestro canal de Youtube