Contabilidad Electrónica en Aspel

00En Aspel BANCO podrás tener una mejor administración y control de movimientos si se cuenta con la interfaz BANCO-SAE-COI.

Para los documentos que se generaron en Aspel-SAE:

Primero se deberán registrar los pagos de compras y cobros de facturas, posteriormente se procede a la generación del comprobante fiscal de la recepción de pagos en línea.

En el caso de la póliza en Aspel-COI:

Los pagos de compras o cobros de facturas que se hayan generado en Aspel-SAE, se contabilizaran de forma automática, también se contará con la opción de relacionar documentos fiscales en materia de Contabilidad Electrónica.

Aspel BANCO complementa la información que sea adicional de la forma de pago y del CFDI.

Para realizar lo anterior se deben seguir los siguientes pasos:

1.- Configurar los parámetros del sistema
2,- Asignar las cuentas contables tanto en  Aspel SAE y Aspel BANCO
3.- Asignar las CXC y CXP en Aspel BANCO
4.- Capturar movimientos en Aspel

A continuación, mostramos dichos pasos de una manera más especifica.

1.- Configura los parámetros del sistema

Para configurar los parámetros del sistema, primero debemos entrar al Menú “Configuración”, posteriormente damos clic en el campo “Parámetros del sistema” y finalmente entramos a la ventana de “Interfaces Aspel”:

a) Sección SAE:

En esta sección primero se debe habilitar la interfaz con Aspel-SAE, así como elegir la empresa con la que existirá la interfaz.

b) Sección COI:

En el caso de Aspel COI, la interfaz se habilitará con Aspel COI configurando las siguientes secciones.

b.1) Datos generales:

Desde este campo, Deberemos elegir la empresa con la que se efectuará la interfaz, y determinar si se realizará la contabilización de manera automática para todos los movimientos o sólo los que son de tipo cheque; así como el desglose de impuesto IVA para pólizas de movimientos multiconcepto.

b.2) Cuentas

Se deben asignar las cuentas contables que corresponden al Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA) por cobrar, cobrado, por pagar y pagado.

b.3) Contabilidad Electrónica.

Dentro de este campo se deberán definir las partidas de las pólizas contables en las que el sistema sugerirá de manera automática la información de la forma de pago Proveedor/Beneficiario o Cuenta bancaria y del comprobante fiscal que ampara el movimiento Cliente/Proveedor, IVA y/o Banco.

2.- Asigna las cuentas contables en Aspel BANCO y Aspel SAE

Si se requiere que las cuentas contables aparezcan de manera automática en las pólizas, primero se debe configurar el catálogo de cuentas contables de Aspel BANCO así como también las cuentas contables de proveedores y clientes de Aspel SAE.

a) Cuentas bancarias en Aspel

Primero se debe definir la cuenta contable que corresponda al catálogo de cuentas contables de Aspel COI, para lo cual primero debemos entrar al Menú “Movimientos” y después se da clic en el campo de “Cuentas bancarias”, dentro de cuentas bancarias damos clic en

b) Clientes y Proveedores en Aspel-SAE.

El primer paso es definir la cuenta contable en el catálogo de Clientes o Proveedores según el catálogo de cuentas contables de Aspel COI, según sea el caso es la ruta que debes seguir.

• En el caso de Clientes, primero entramos al menú “Clientes” y después se da clic en “Clientes”.
• Para proveedores, primero debemos entrar al Menú “Proveedores”, posteriormente damos clic en “Proveedores”.

Posteriormente seleccionamos el cliente o proveedor según sea el caso, damos clic en el botón «Editar» y nos ponemos en la sección de “Datos de venta” o “Datos de compra”, para que posteriormente capturemos la cuenta contable correspondiente.

3.- Asigna las CxC y CxP en Aspel BANCO

En el catálogo de conceptos, asigna las cuentas por cobrar y cuentas por pagar relacionadas a los Proveedores.

Un ejemplo sería, cuando el concepto es un cargo, éste se visualizará en el catálogo de conceptos de cuentas por pagar, sin embargo, si se trata de un abono entonces se mostrará como un concepto de cuentas por cobrar.

4.- Captura movimientos en Aspel BANCO

Para realizaar la captura del movimiento bancario para el caso de  clientes o proveedores primero debes de ingresar al Menú “Configuración”, posteriormente damos clic en SAE o pago a proveedores-SAE y finalmente seleccionamos Abono de clientes.

Para todos los movimientos bancarios se deben actualizar los saldos en Aspel SAE de clientes o proveedores según sea el movimiento que se haya hecho, enseguida se creará una póliza contable con las características siguientes:

a) Captura de comprobantes:

Según la configuración que se hizo en el parámetro “Enviar información del UUID” en la partida de Cliente/Proveedor, IVA o Banco se mostrará una ventana de agregar datos de comprobante la cuál de manera automática contiene la información fiscal ya que desde Aspel SAE e acuerdo a la compra que se hizo se asoció el comprobante relacionado, en el caso de Clientes el sistema de Aspel SAE es el encargado de timbrar, por lo que de manera automática muestra la información fiscal sin ningún proceso adicional.

b) Captura de forma de pago:

Dependiendo de la configuración del parámetro “Enviar información bancaria” en la partida de la cuenta bancaria o del Proveedor/Beneficiario emergerá la ventana que sugiere los datos de la transacción bancaria:

Los movimientos que no se hayan contabilizado en línea, se pueden contabilizar posteriormente, para esto debemos dar clic en la ventana “Contabilizar movimiento”, mientras que el detalle de las pólizas se debe realizar a través del campo “Visualizar póliza” el cuál se encuentra en el Menú “Archivo” en el campo de “Movimientos”.

Ya que se guardó la póliza la podemos visualizar en la consulta de pólizas de Aspel COI en la que podemos ver el campo llamado Origen el cual nos indica que se generó desde el sistema de Aspel BANCO, sin embargo también en Aspel SAE podemos consultar el expediente del cliente o proveedor para ver saldado el documento.

IMPORTANTE
Para poder cubrir los requerimientos de la Contabilidad Electrónica en relación al detalle de la forma de pago y la integración del folio fiscal del CFDI, se deben habilitar los parámetros que cumplen con los fines desde las cuentas contables que están involucradas.

Siguiendo estos pasos podrás efectuar la contabilidad electrónica con BANCO, SAE y COI.

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