Configura y calcula el aguinaldo en NOI rápido y seguro

El aguinaldo es una prestación obligatoria que las empresas deben pagar a sus trabajadores cada fin de año. Más allá de ser un derecho del empleado, también es una gran responsabilidad para el área de nóminas, ya que cualquier error en el cálculo puede generar inconformidades, multas o reprocesos.

Si utilizas Aspel NOI para manejar la nómina de tu empresa, tienes una gran ventaja: el sistema te ayuda a calcular, timbrar y controlar el pago del aguinaldo de forma ordenada y segura. En este artículo te explico, paso a paso, cómo preparar tu nómina para el aguinaldo usando Aspel NOI.

¿Qué es el aguinaldo y por qué es importante calcularlo bien?

El aguinaldo es una prestación anual que normalmente se paga en el mes de diciembre y se calcula con base en los días trabajados y el salario del empleado.

Para la empresa, es clave:

• Cumplir con la ley y evitar sanciones.

• Mantener a sus colaboradores satisfechos y tranquilos.

• Llevar un control contable y fiscal correcto.

Aquí es donde entra Aspel NOI: te permite automatizar gran parte del proceso y minimizar errores de captura.

Antes de calcular el aguinaldo en Aspel NOI: revisa estos puntos

Antes de generar el periodo de aguinaldo, es recomendable hacer una pequeña revisión en Aspel NOI:

1. Salarios actualizados
   Verifica que los sueldos de todos los trabajadores estén al día. Un salario mal capturado afectará directamente el cálculo del aguinaldo.

2. Fechas de alta, baja y reingreso

   • Asegúrate de que la fecha de ingreso y, en su caso, la fecha de baja estén correctamente registradas.

   • Esto es fundamental especialmente para empleados que no cumplieron el año completo, ya que su aguinaldo se paga de forma proporcional.

3. Prestaciones configuradas
   Revisa las prestaciones del trabajador, sobre todo los días de aguinaldo que le corresponden según el contrato o las políticas internas de la empresa.

4. Respaldos de la base de datos
   Antes de hacer movimientos importantes (como el cálculo masivo del aguinaldo), es buena práctica generar un respaldo de la empresa en NOI.

Configuración del concepto de aguinaldo en Aspel NOI

En Aspel NOI el aguinaldo se maneja como una percepción. Es importante asegurarse de que:

• El concepto de aguinaldo esté dado de alta como percepción.

• Se tenga definido si es gravado, exento o mixto (según las disposiciones fiscales vigentes).

• Esté asignado correctamente a los trabajadores a los que se les va a pagar.

En tu catálogo de percepciones revisa:

• Nombre del concepto: Aguinaldo.

• Clave SAT: Debe corresponder a la clave oficial de aguinaldo.

• Tipo de percepción: Aguinaldo (para efectos de CFDI de nómina).

Con esto, Aspel NOI sabrá cómo incluir el concepto en el recibo y en el timbrado.

Cómo calcular el aguinaldo en Aspel NOI paso a paso

Cada empresa tiene su propio flujo, pero en general el proceso en Aspel NOI suele incluir estos pasos:

1. Crear el periodo de aguinaldo

• Genera un periodo especial o extraordinario para el pago de aguinaldo.

• Así separas el aguinaldo de la nómina ordinaria y puedes tener reportes más claros.

2. Capturar o generar el aguinaldo de los trabajadores

Dependiendo de tu configuración y políticas, puedes:

• Calcular el aguinaldo de forma automática usando los días que le corresponden a cada trabajador y su salario diario.

• Hacer ajustes manuales si hay casos especiales (altas recientes, bajas, incapacidades, etc.).

Debes considerar dos escenarios:

• Trabajadores con año completo:
  Se les paga el aguinaldo completo según los días que marque la política de la empresa (por ejemplo, 15 días de aguinaldo).

• Trabajadores con menos de un año:
  Aspel NOI te permite capturar el importe calculado de forma proporcional. Aquí debes tomar en cuenta:

  • Días efectivamente trabajados.

  • Días de aguinaldo que marca la prestación.

  • Salario diario del empleado.

3. Revisar el cálculo antes de timbrar

Antes de timbrar, revisa:

• El importe de aguinaldo de cada trabajador.

• La parte gravada y exenta, según corresponda.

• Que no existan trabajadores duplicados, ausentes o con importes en cero por error.

Utiliza los reportes de nómina en Aspel NOI para validar la información.

Timbrado y emisión de recibos de aguinaldo en Aspel NOI

Cuando el cálculo esté correcto:

1. Timbrar el periodo de aguinaldo
   Desde Aspel NOI puedes generar los CFDI de nómina correspondientes al aguinaldo, con el concepto de percepción correcto.

2. Generar y entregar recibos

   • Imprime o envía los recibos de aguinaldo a tus trabajadores en formato digital.

   • Asegúrate de que vean claramente el concepto “Aguinaldo” y el importe que se les está pagando.

3. Respaldo de información
   Guarda tus XML y reportes, ya que serán útiles para revisiones internas, contables o fiscales.

Errores comunes al calcular el aguinaldo en NOI (y cómo evitarlos)

Al trabajar el aguinaldo en Aspel NOI, estos son algunos errores frecuentes:

• No actualizar salarios antes del cálculo
  Si el sueldo está desactualizado, el aguinaldo será incorrecto. Solución: revisa sueldos y movimientos de salario antes de generar el periodo.

• Olvidar la antigüedad real del trabajador
  Empleados de reciente ingreso o con baja y reingreso pueden requerir cálculos especiales. Revisa siempre las fechas de alta y baja en NOI.

• No configurar bien el concepto de aguinaldo
  Si el concepto no tiene la clave SAT correcta o el tipo de percepción adecuado, el timbrado puede generar errores o inconsistencias.

• Timbrar sin revisar reportes previos
  Siempre es mejor revisar un reporte de nómina o un desglose previo, para detectar importes atípicos antes de timbrar.

Beneficios de usar Aspel NOI para el aguinaldo

Trabajar el aguinaldo con Aspel NOI te ayuda a:

• Ahorrar tiempo en cálculos manuales.

• Reducir errores de captura o fórmulas en hojas de cálculo.

• Cumplir con el SAT, al timbrar correctamente los CFDI de nómina.

• Llevar un mejor control histórico de los pagos de aguinaldo por año.

Si aún haces el cálculo del aguinaldo “a mano” o en Excel, es un buen momento para aprovechar todas las funciones de Aspel NOI y automatizar este proceso.

El pago del aguinaldo no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con una buena preparación de datos y una correcta configuración de conceptos, Aspel NOI se convierte en tu mejor aliado para calcular, timbrar y controlar el aguinaldo de tu personal.

Si necesitas apoyo para configurar Aspel NOI, revisar tu proceso de aguinaldo o preparar tu cierre de año de nómina, en ASP Consulting estamos listos para ayudarte.

 

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